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    基于审计监督视角记账凭证业务摘要改进

    摘 要:在信息化环境下,被审计单位的记账凭证中的摘 要说明不完整、不清晰、不具体,直接影响到了在线审计监督的质量.为此,国网晋城供电在信息系统中改变了“模糊业务摘 要”的状况,切实发挥了信息系统的功能和提升审计监督的力度和效率.

    关键词:审计监督;记账凭证;业务摘 要

    “实时反映、实时分析、实时监控”是ERP系统最显著的特点.ERP系统中,信息都是从最原始的业务中产生的,数据来源实现了唯一性、及时性,为实现事中审计,乃至实时审计提供了极大的便利.在大数据时代,如何从海量的数据中快速查找审计线索,财务信息系统数据的准确、完整是前提.但审计过程中,审计人员发现系统中部分凭证摘 要说明不完整、不清晰、不具体,直接影响到了审计监督的质量.本文就此方面进行阐述.

    一、经济业务摘 要概述

    所谓“摘 要”,就是摘录要点.“经济业务摘 要”,就是在记账凭证中的“业务摘 要”一栏中,用简洁明了的词语,概括出经济业务的基本内容,众所周知,在会计业务中,记账凭证是会计人员根据审核无误的原始凭证按照经济业务事项的内容加以分类,并据以确定会计分录后所填制的会计凭证.它是登记账簿的直接依据.原始凭证作为会计核算工作的原始资料和重要依据,作为附件粘贴在记账凭证之后.记账凭证填制时,应填写的基本内容包括:填制凭证的日期、凭证编号、经济业务摘 要、会计科目;金额;所附原始凭证张数;填制凭证人员、稽核人员、记帐人员、会计机构负责人、会计主管人员签名或者盖章.可见,经济业务摘 要是记账凭证中的基本要素之一.其主要作用,在于使人们不用翻看记账凭证背面的原始凭证,就能大致了解经济业务的具体内容.

    二、传统的经济业务摘 要填写对内部审计的影响

    长期以来,大多企业对于记账凭证的填制质量要求,主要集中在以下方面:会计科目使用正确,即会计分录正确;日期准确;金额正确;凭证连续编号;后面所附的原始凭证真实无误;签字盖章完整等.但多数企业往往都未注重(或忽视)经济业务摘 要的填写质量.究其原因,主要在于多数财务部门(及人员)都持有一种普遍的认识,即经济业务摘 要的作用不大(甚至认为是可有可无的);如果有人需要了解业务的内容,完全可以查阅所附的原始凭证,那样会对业务了解得更为清楚.再加上大多财务部门缺乏对经济业务摘 要如何填写进行要求或规定,由此导致在实践中,财务人员普遍不重视“摘 要”的填写,填写时或随心所欲,或语焉不详,或惜墨如金,多用过于简单或含糊的文字来描述经济业务,形成了“模糊业务摘 要”,经济业务摘 要并未做到“摘录要点”,反而是“省略要点”,导致人们无法通过摘 要了解到经济业务的基本内容.

    经济业务摘 要填写不详,对企业财务管理工作的影响此处并不探讨,但对企业内部审计工作是有较大影响的.在传统的手工审计下,给公司审计的不利影响,就是增加了审计人员查阅资料的工作量,当审计人员无法从摘 要中了解到具体业务内容时,开始大量查阅记账凭证所附原始凭证来进行了解,尚可基本解决业务摘 要不详所产生的困难.但在信息化审计下,这种困难则非常难以解决,从而给审计人员带来了新的困扰.

    近年来,随着信息技术日新月异地发展,国内企业信息化建设取得了长足发展,也给内部审计产生了较大的冲击.以国家电网公司为例,随着公司ERP等管理信息系统的上线运行,传统的、以手工编制为基础的审计资料查阅审计方式,在现代信息化、网络化管理的基础上,出现了不适应的现象,传统审计方式不能够和现代信息管理模式的相融合,制约了审计效率的提升,增大了审计风险.为此对传统审计方式进行变革,提升审计工作效率也就提到了日程上来.目前,国家电网公司大力推进审计工作创新,审计手段信息化是创新工作的重要组成部分.公司将全面开展审计综合管理、作业实施、监控预警“三位一体”的审计信息系统建设,搭建一体化审计工作平台,实现信息共享、全程控制、在线监督和辅助分析“四项功能”.开展信息化审计的主要的前提和基础,就是信息系统中的资料要求真实和完整.而公司财务人员所形成了“模糊业务摘 要”并反映在ERP系统及财务管控系统中,给审计人员在信息系统中发现审计线索带来了较大的困难.

    从审计监督角度看,这种看似无关紧要的“模糊业务摘 要”,给公司内部审计开展工作带来了极大的不便.目前公司审计人员开展工作时,为了提高效率,开始逐渐减少现场审计的次数,逐渐增加在线审计.在线审计时,主要利用审计业务综合管理系统和ERP审计系统,在公司庞大的业务管理信息系统中发现审计线索,进而揭示问题.但目前国网公司的ERP系统和财务管控系统中,原始凭证并未上线,审计人员仅仅能够在信息系统中看到原始凭证的编号,而无法直接穿透到原始凭证.在这种情况下,更需要审计人员通过记账凭证中的经济业务摘 要,来分析和推断业务发生的是否真实及合理.而目前大量存在的“模糊业务摘 要”给审计人员的分析判断造成了很大的困难和障碍,审计人员难以通过业务摘 要,归纳、汇总同类的业务内容并分析,无法知晓经济业务的具体经办人、具体事项等,这无疑增加了审计人员在线审计的难度.因此改进经济业务摘 要的填写,对审计人员开展在线审计,提高审计监督力度会有积极的作用.

    三、改进经济业务摘 要填写的具体策略

    国网晋城供电公司从强化审计监督角度出发,改进经济业务摘 要填写所存在的缺陷,主要从以下几方面入手:

    第一,完善经济业务摘 要的要素填写.一项经济业务,应当包含了以下必要的要素:业务的经办人员;发生时间;发生地点;具体事项.例如,公司某采购员备品备件,财务人员在摘 要一栏中,需要填写:采购人员;采购时间;采购地点;采购物品的类型及数量.即:张三某月某日办理购进某厂某工程某材料.内容翔实的摘 要显示在信息系统中,对审计人员了解经济业务很有裨益.

    第二,在信息系统中,将业务摘 要的要素形成独立的字段,这样有利于方便对业务的查询、分类及汇总.比如,利用业务摘 要就能够统计出某项基建工程中购进了某类办公用品的数量及金额,审计人员就可以运用职业判断,来判断此项支出的真实和否.再比如,利用摘 要也能够统计出某个采购员在某个公司购进的原材料的数量及金额,这也有利于强化对监督业务人员舞弊的监督,做到责任追究到人,强化对人员权力的监督制约.

    第三,对ERP系统改进的建议:根据国网公司统一合同模板,按照不同的经济业务编制出凭证摘 要的模板,如:工程施工费业务摘 要为“某部门某某办理某厂某工程施工费”;差旅费业务摘 要为“某部门某某报销去某处差旅费”;更正错账摘 要为“注销某年某月某日某号凭证”、“订正某年某月某日某号凭证”、“调整某年某月某日某号凭证”等等,通过下拉菜单的形式进行查找、选择.不仅促进公司会计工作向着更加科学化、规范化管理的进程前进,同时,也为审计人员开展在线审计工作提供了便利.

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